Amortisationsrechnung bei Freiwilliger Feuerwehr bzw. Gemeinde? Probleme mit der Wirtschaftlichkeit meines Projektes

[Andreas91]

Hallo liebe Kollegen,

könntet ihr mir sagen, ob dieses Projekt abgesegnet werden würde? Im Anschluss habe ich noch eine Frage zur Wirtschaftlichkeitsanalyse. 

 

Projektbezeichnung

Datacenter Redesign einer bestehenden Infrastruktur unter Berücksichtigung der DSGVO

Projektbeschreibung

Die Freiwillige Feuerwehr Wortsdorf wendet sich an die Gemeinde XYZ mit der Bitte um eine Modernisierung Ihrer IT-Landschaft. Diese Bitte wird der 1234 angetragen, welche bereits mehrere IT-Projekte für die Gemeinde abschloss. Die Feuerwehr Wortsdorf betreibt einen „physikalischen/Bare Metal“ Server mit dem OS Windows Server 2008 R2 als 64 Bit Version. Der Server dient sowohl als Domaincontroller, als auch als Terminalserver. Der Herstellersupport des Servers ist bereits ausgelaufen und die Möglichkeit einer vertikalen Skalierung ist durch die veraltete Hardware nicht mehr gegeben. Da auch der erweiterte Support für Windows 2008 am 14.01.2020 endete, sind hohe Sicherheitsrisiken zu erwarten. Der Kunde fordert bei der ABCD ein Angebot ein für eine neue Hardware und über die Dienstleistung der Serverkonfiguration. Die Kosten sollen möglichst gering ausfallen. Unter Beachtung der DSGVO ist die Feuerwehr Wortsdorf dazu verpflichtet, das bisherige Rollenkonzept der gemeinsamen Verwendung eines AD-Benutzeraccounts zu verwerfen und für die Benutzer der Terminalserverumgebung einen personalisierten Account bereitzustellen. Damit einhergehend wurde die Anforderung von privaten Homelaufwerken gestellt. Die aktuelle Fileablage muss für die Migration neu konzeptioniert werden. Der Prüfling erhält die Aufgabe, den Ist-Zustand des alten Servers zu erfassen und auf dessen Grundlage die Migration der notwendigen Serverrollen zu planen, auszuführen und auf Funktionalität zu überprüfen. Die Fileablage muss in Abstimmung mit dem Kunden umstrukturiert werden, wobei der nachträgliche Administrationsaufwand für die Vergabe der Zugriffsrechte gering ausfallen soll. Ein mögliches Rollenkonzept wurde vom Kunden befürwortet. Die Terminalserverdienste sind für die Verwendung der Software MP Feuer vorzubereiten. Das Interface der Windows Oberfläche für die Verwendung aller Benutzer zu reduzieren, ohne die Rechte des Admins zu beschneiden.

Der Prüfling wird seine Erkenntnisse dem Vertrieb der ABCD weiterleiten, wo auf dessen Grundlage ein Angebot erstellt wird. Bei Angebotsbestätigung wird der Prüfling das Projekt umsetzen und bei von ihm definierten Meilensteinen vom Ausbildungsleiter prüfen lassen.

 

Durchführungszeitraum

Beginn:          

Ende:             

 

Projektumfeld

Der Auftragnehmer, die 1234, fasst insgesamt 260 Mitarbeiter und ist ein IT-Dienstleister für hauptsächlich mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 50 Mio. Euro. Der Hauptsitz des Unternehmens liegt in Stenkelfeld. Der Prüfling vollzieht sein Praktikum und auch sein Projekt an der Niederlassung in Bombenhausen. Er wird das Projekt remote durchführen. Die Hardware wird zur Einrichtung an den 1234-Standort Stenkelfeld geliefert. Dort wird der Server durch einen Kollegen aus dem DATACENTER-Team erstmalig in Betrieb genommen und zur weiteren Konfiguration per Remote für den Prüfling eingerichtet.

Der Kunde, die Freiwillige Feuerwehr Wortsdorf, besteht aus insgesamt 101 Mitgliedern. Der dortige Kommandant, Herr XYZ, ist der direkte Ansprechpartner des Prüflings, was Kundenwünsche angeht. Angebote und Rechnungen werden von der Gemeinde Wortsdorf verarbeitet, wo der Ansprechpartner Herr ZYX ist. Im Gespräch mit dem Kunden stellte sich heraus, dass Routinetätigkeiten zur Einsparung von Kosten auch durch den Kunden selbst übernommen werden könnten. Dazu zählt die Installation hauseigener Software und der Anschluss weiterer Geräte. Dadurch ist der Fokus klar abgegrenzt auf die Konfiguration der Serverrollen und die Restrukturierung der Fileablage.

 

Projektphasen mit Zeitplanung

1.    Konzeptionsphase                                                                                                    9 h

1.1.  Ist-Zustand                                                                                                           2 h

1.2.  Soll-Konzept                                                                                                        2 h

1.3.  Abgrenzung                                                                                                         0,5 h

1.4.  Ressourcenplanung                                                                                          

1.4.1.  Personalplanung                                                                                       0,5 h

1.4.2.  Sachmittelplanung                                                                                    1 h

1.4.3.  Kostenplanung                                                                                           2 h

1.5.  Nutzwertanalyse                                                                                                 1 h

 

2.    Realisierungsphase                                                                                                  14 h

2.1.  Auslesen der Konfiguration des alten Domaincontrollers                            3 h

2.2.  Installation neuer Umgebung und Rollenkonfiguration                                2 h

2.2.1.  Neuen Benutzerstammbaum in die AD einpflegen                             2 h

2.2.2.  Laufwerkmapping                                                                                      2 h

2.2.3.  Neue Gruppenrichtlinien erstellen und Benutzern zuordnen             2 h

2.3. Anpassung des Terminalservers für die Benutzerfreundlichkeit/Sicherheit 3 h

 

3.    Testphase                                                                                                                   2 h

3.1.  Testen des Systems mit Hilfe eines Test-Accounts                                      2 h

 

4.    Abschlussphase                                                                                                        10 h

4.1.  Erstellung der Projektdokumentation                                                              8 h

4.2.  Erstellung des Benutzerhandbuchs für die neuen Server                           0,5 h

4.3.  Soll-Ist-Vergleich                                                                                                 0,5 h

4.4.  Lessons Learned                                                                                                0,5 h

4.5.  Ausblick                                                                                                                0,5 h

 

Geplante Präsentationsmittel

Projektor, Leinwand, Pointer

Ich bin gerade daran, Punkte meines Projektes auf die Durchführbarkeit durchzugehen und mir will einfach nicht in den Kopf, wie ich die Wirtschaftlichkeitsanalyse bei der freiwilligen Feuerwehr durchführen soll. Eine Amortisationsrechnung kommt meines Erachtens nicht in Frage, da die Freiwillige Feuerwehr keinen Umsatz bzw. kein Kapital erwirtschaftet. Ich könnte höchstens die Steigerung der Effizienz, die Einhaltung staatlicher Vorgaben (DSGVO) und die Erhöhung der Sicherheit (Hersteller-/ Windows Server Support) anbringen. Aber das lässt sich schwer in Zahlen fassen. Wäre das der richtige Ansatz, sich gegen eine Amortisationsrechnung zu entscheiden, wenn man es so begründen kann?  

Ich danke schonmal für eure Anregungen

Bearbeitet 10. Januar 2022 von Chief Wiggum
Anonymisiert

[Chief Wiggum]

Ich hätte hier ein viel grundlegenderes Problem: Wirst du Installationsassistent oder Fachinformatiker? Immerhin ist im Soll ja schon massiv vorgegeben, was du wie zu erledigen hast, Freiheiten für irgendwelche fachlichen Entscheidungen sehe ich da kaum.

[allesweg]

Da steht "1x neue Windows-Domain, Terminalserver, Fileserver und Berechtigungskonzept".

Was entscheidest du?

[Andreas91]

Danke für die schnelle Rückmeldung. 

Ich habe mir schon Gedacht, dass bei Projektanträgen weniger häufig mehr ist. Die Entscheidungsfreiheit liegt in der Auswahl der Hardware, der Windows Server Version (Lizenz) und die Beschneidung der Sichtbarkeit von Windowsfunktionen für den Terminalserver. Vorgegeben ist beim Erstkontakt mit dem Kunden tatsächlich die DSGVO-Konformität der Nutzeranlage und das Laufwerkmapping. Gegen die Vorgaben kann ich leider nichts tun, außer sie so zu verpacken, als ob es meine Vorschläge an den Kunden wären😅 

Wäre das denn ein ausschlaggebender Grund für eine Ablehnung?

 

[charmanta]

Keine erkennbaren hinreichend komplexen Entscheidungen….

Das wird nix ausser vlt in BaWü.

Keine Wirtschaftlichkeitsberechnung wg irgendeiner Begründung ? Die ist Pflicht…

Ausserdem ginge die hier trotzdem, aber das Thema ist so unbrauchbar

[Alaric]

Thema Wirtschaftlichkeitsanalyse:

Dazu gehört nicht nur die Amortisierung, sondern auch die Alternativenentscheidung. Sprich was hätte es gekostet es anders zu lösen und warum ist dein weg jetzt besser (Kosten / Nutzenanalyse)?

Dann kommen die Projektkosten dazu. Deine Arbeitsleistung, Arbeitsumgebung sowie der Hardwareeinsatz kostet auch Geld. Was sind die laufenden kosten? Lizenzen, Strom, Wartungsverträge bla bla bla

Lohnkosten
Rentenversicherung
Krankenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
Unfallversicherung
Gemeinkostenzuschlag etc

Da kannst du schon ne menge Rechnen, auch wenn wir bisher noch nicht bei Einnahmen sind

 

Ich hatte damals für mein Abschlussprojekt (FIAE) Software für den internen Gebrauch entwickelt, ohne das wir die verkaufen. Generiert also erstmal auch kein Geld. Beschrieben hatte ich das in der Doku wie folgt:

 

Zitat

Da es sich um eine Software zum ausschließlich internen Gebrauch handelt, wurde auf die Berechnung einer Amortisationszeit verzichtet. Die Kosten, die die Einführung verursachen wird, sowie der resultierende wirtschaftliche Gewinn, sind schlecht kalkulierbar bzw. zunächst nicht messbar. Spätestens mittelfristig tritt eine Amortisierung des einmaligen Entwicklungsaufwandes ein, sofern die erwartete Zeitersparnis in dem Prozess erzielt wird. Zudem wird ein Mehrwert
generiert, da der Vertrieb signifikant schneller maßgeschneiderte Angebote und Muster an Kunden übersenden kann.

Das wurde zumindest auch im Fachgespräch nicht bemängelt.

 

TL;DR
Amortisationsdauer ist Teil der Wirtschaftlichkeitsanalyse aber eben nicht alles. Es geht darum die Gesamtrentabilität des Projekts zu erläutern.

 

[charmanta]

vor 59 Minuten schrieb Alaric:

Es geht darum die Gesamtrentabilität des Projekts zu erläutern.

und es dadurch überhaupt zu begründen, zumindest die Entscheidung. Korrekt

[Rienne]

vor 7 Stunden schrieb charmanta:

 

Keine Wirtschaftlichkeitsberechnung wg irgendeiner Begründung ? Die ist Pflicht…

Ist das wirklich so? Man muss meines Wissens nach nur Begründen, warum das Projekt durchgeführt wird. Das können auch andere Gründe sein, als die Wirtschaftlichkeit. Mein Projekt war damals auch eins, bei dem es keine Wirtschaftlichkeitsberechnung gab, da es sich um eine Anpassung aufgrund von gesetzlichen Vorgaben gehandelt hat. Was man jedoch aufführen kann (und auch sollte), sind die (wirtschaftlichen) Folgen bei Nichterfüllung oder ggf. Opportunitätskosten.
Die einzige Berechnung die ich durchgeführt habe, war die, was das Projekt den Betrieb gekostet hat. Ansonsten habe ich halt nur die Folgen aufgezählt, die entstehen würden, wenn das Projekt nicht umgesetzt wird. Eine vollumfängliche Opportunitätskostenrechnung halte ich für einen Fachinformatiker-Azubi auch für viel zu weitgreifend...das bekommen die meisten studierten BWLer nicht mal richtig hin. Nicht jede betriebliche Tätigkeit bringt auch direkten Umsatz mit sich.

Bearbeitet 11. Januar 2022 von Rienne

[charmanta]

die von Dir aufgeführten Betrachtungen reichen auch Aber wenn die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung mit in die Eval einfliesst ist das Projekt sicher im Sack ( wenn es komplex ist )

[Andreas91]

Danke für die rege Diskussion und den konstruktiven Kritiken   Das die Wirtschaftlichkeitsanalyse wichtig ist und unbedingt mit reinkommt habe ich ja bedacht (In den Projektphasen zu finden). Es ging mir halt explizit um die Amortisationsrechnung. Die würde in diesem Projekt für mich keinen Sinn ergeben. Da würde ich eher den Schwerpunkt auf Nutzen packen (Gesetzliche Vorgaben, Zeitersparnis, Folgen bei Nichterfüllung). Eine Kostenaufstellung (Anschaffungskosten/Personalkosten/Lizenzkosten) kommt sowieso mit rein

Ich muss wohl die Projektbeschreibung umformulieren, sodass die Kundenanforderungen zu meinen Entscheidungskriterien/Vergleichskriterien gehören.

Wenn ich es optimiert habe, melde ich mich wieder.

Danke nochmal für eure Hilfe