pantrag_fisi Projektantrag: Implementierung von Lizenzmonitoring & Optimierung für Microsoft 365

[AequiAzubi]

 

Moin Leute! 

Was haltet ihr von diesem Projektantrag?

Implementierung von Lizenzmonitoring & Optimierung für Microsoft 365

 

Projektbezeichnung:
Einführung eines automatisierten Lizenzmonitoringsystems für Microsoft 365

Geplanter Bearbeitungszeitraum:
…

Projektbeschreibung:

Das Unternehmen …  AG verwaltet ihre Microsoft 365-Lizenzen bislang manuell über das Microsoft 365 Admin Center. Eine zentrale Auswertung oder Monitoringlösung zur Nutzung und Effizienz der Lizenzvergabe existiert nicht. Inaktive Benutzerkonten, überdimensionierte Lizenzverteilungen oder doppelt vergebene Lizenzen können derzeit nicht zuverlässig identifiziert werden, was langfristig zu unnötigen Lizenzkosten führt.

Ziel dieses Projekts ist die Entwicklung und Implementierung eines automatisierten Lizenzmonitoringsystems, das Microsoft 365-Nutzungsdaten regelmäßig analysiert und auswertet. Hierdurch sollen Einsparpotenziale erkannt und eine effizientere Lizenzvergabe ermöglicht werden und graphisch dargestellt werden. Zusätzlich werden Alerting-Funktionen implementiert, um bei Inaktivität automatisch zu alarmieren.

4. Projektumfeld:

Das Projekt findet in der internen IT-Abteilung der …  AG statt. Die Firma betreibt keine On-Premises-Infrastruktur, sondern ist vollständig cloudbasiert. Über 40 Mitarbeiter arbeiten größtenteils remote. Die IT-Abteilung betreut sowohl die interne Infrastruktur als auch externe Projekte.

Folgende Fragen und Entscheidungsmöglichkeiten habe ich mir im vorhinein überlegt, um sicherzustellen, dass das Projekt auch genügend Tiefe hat, bzw. Möglichkeiten, die es abzuwägen gilt.

Frage 1: Wie werden die Daten ausgewertet?

PowerShell, Graph API oder Drittanbieter wie CoreView

Frage 2: Wie erfolgt der Datenzugriff?

GraphAPI oder Reports aus dem Admincenter

Frage 3: Wie werden die Daten visualisiert?

PowerBI, Power Automate oder Excel

Frage 4: Speicherung und Zugriff auf die gesammelten Daten

Cloud, oder on premises

Frage 5: Wie wird der Datenschutz gewährt?

Zugriff klären, ggf. Pseudonymisierung der Daten

Zuletzt hat sich das Problem ergeben, dass Microsoft seine Lizenzmodelle umgestellt hat und wir dadurch seit kurzem wieder sehr effizient in der Lizenzverteilung aufgestellt sind, da wir neu nachrechnen mussten. Meine Monitoringlösung würde deshalb nur auf lange Sicht Geld sparen können, besonders mit Wachstum der Firma. In der Firma arbeiten 40 Menschen, das heißt, dass das Einsparpotential relativ gering ist, wir sprechen von niedrigen dreistelligen Beträgen. Daneben legt das Monitoring aber den Grundstein für weitere Monitoringlösungen und spart etwas administrative Arbeit, denn ungenutzte Lizenzen können einfach weitervergeben werden, statt neu bestellt (Arbeitsaufwand etwa 15 Minuten).

Seht ihr darin eine gute Basis für ein Projekt? Sind die Entscheidungen "FiSi gerecht"? Seht ihr ein Problem in der wackeligen Amortisation?

 

 

 

Bearbeitet Donnerstag um 18:15 von mapr

[charmanta]

da bisher niemand antwortet: formal könnte es korrekt sein. Aber ich sehe bei der zeitlichen Planung eher Datendesign und ich kann die fachliche Tiefe nicht beurteilen da dies nicht meine Welt ist

Wenn ich mir die Fragen 1-3 so ansehe zweifel ich an der Zulassungsfähigkeit, aber wie gesagt, ohne Kompetenz in diesem Bereich. Was sagen @ickevondepinguin@skylake denn so zum Beispiel ?

[cortez]

vor 11 Stunden schrieb AequiAzubi:

Seht ihr darin eine gute Basis für ein Projekt? Sind die Entscheidungen "FiSi gerecht"?

Ich sehe hier zwei Probleme. 

Wie willst du die Lizenzen monitoren? Es liest sich ehr nach einem FIAE

Warum benötigt es ein IT Lösung für dieses Problem? Es hört sich an als ob es keine klaren Abläufe gibt ,dieses Problem auf organisatorischer Ebene liegt und man dieses dort am effektivsten Lösen kann. 

 

 

[AequiAzubi]

Es gibt Logs in den Adminportalen über Log-ins und Nutzung. Diese kann man auswerten, zB User A hat seit 90 Tagen nicht mehr Funktion B genutzt, er braucht also Lizenz C nicht mehr, die ihm erlaubt Funktion B zu nutzen. Die Umsetzung würde viel vermutlich per GraphAPI oder PowerShell passieren, insgesamt ist es aber ein Monitoringthema, umgesetzt durch einen Flow.

Das Problem mit den Lizenzen liegt darin, dass wir externe Mitarbeiter mit Lizenzen haben, die nicht in direktem Kontakt mit den normalen Mitarbeitern der Firma stehen. Niemand weiß, wenn diese die Lizenzen seit einem halben nicht mehr brauchen. Es gibt außerdem Lizenzen für Zusatzfunktionen, wenn die nicht genutzt werden, könnte ein User sogar im Preismodell heruntergestuft werden. Erst durch meine Lösung wird diese Nutzung einfach ersichtlich und praktisch umsetzbar. Theoretisch könnte man auch alle paar Monate dutzende Seiten an Log-ins durchgehen um solche Muster zu erkennen, die IT-Lösung bietet sich hier aber sehr an.

 

Bearbeitet Gestern um 09:33 von mapr

[charmanta]

dann passt das leider nicht für einen Fisi fürchte ich.