pantrag_fisi Projektantrag: Implementierung eines internen IT-Wiki-Systems

[AequiAzubi]

 

Projektbeschreibung

In der … AG besteht derzeit kein einheitlicher und strukturierter Ort zur Verwaltung technischer Dokumentationen, Skripte, Richtlinien oder IT-bezogener Wissenseinträge. Informationen sind verteilt auf Microsoft Teams, lokale Ordner und persönliche Notizen. Dies erschwert nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilung, sondern auch das Onboarding neuer Mitarbeitender und die langfristige Wissenssicherung.

Ziel dieses Projekts ist es, ein internes Wiki-System bereitzustellen, das in einer VM betrieben wird. Die Software wird anhand diverser Faktoren wie Nutzbarkeit, Funktionen und Kosten bewertet. Berechtigungen müssen granular verwaltbar sein. Der Zugriff erfolgt standortunabhängig.  Abgewogen werden Hosting, Wiki-Software, Zugriff und Backupstrategie.

Projektumfeld

Das Projekt findet in der internen IT-Abteilung der … AG statt. Die Firma arbeitet hauptsächlich cloudbasiert. Das Wiki dient ausschließlich internen Zwecken und wird primär durch IT-Mitarbeitende genutzt.

Genug Experimente, was denkt ihr über dieses Projekt?

 

Bearbeitet Gestern um 10:14 von mapr

[Brapchu]

Wie beim letzten Mal:

Außer deine IHK gibt es vor ist die Erstellung der Präsentation KEIN Teil deines Projektes.

Das interne Probe-Fachgespräch ist AUF KEINEN FALL ein Teil deines Projektes.

[AequiAzubi]

Habe ich korrigiert und Übergabe und Einweisung ergänzt 

[CtrlAltAudrey]

vor 7 Minuten schrieb Brapchu:

Wie beim letzten Mal:

Außer deine IHK gibt es vor ist die Erstellung der Präsentation KEIN Teil deines Projektes.

Das interne Probe-Fachgespräch ist AUF KEINEN FALL ein Teil deines Projektes.

Heyy ^^

In meinem Antrag ist die Erstellung der Präsentation unter den punkt der Erstellung der Dokumentation gefallen, das Probefachgespräch würde ich auch rausnehmen.

 

Die Zielsetzung ein internes Wiki-System in einer virtuellen Maschine zu betreiben ist sinnvoll und zukunftsorientiert. Deine geplante Bewertung der Softwarelösungen sollte anhand von Kriterien wie z.B. Nuzbarkeit, Funktionsumfang, Kosten und Sicherheit erfolgen. 

Das Projekt ist scheint im Kontext der internen IT-Abteilung gut verankert und adressiert zu sein. Die cloudbasierte Arbeitsweise deines Arbeitgebers spricht zudem für eine Lösung, die sich gut in bestehende Infrastrukturen integrieren lässt.

Meine Empfehlung: 
Das Projekt sollte mit einer strukturierten Auswahlphase starten, in der verschiedene Wiki-Systeme (z. B. BookStack, DokuWiki, MediaWiki, Confluence) verglichen werden. Parallel dazu sollten Anforderungen an das Backup, die Zugriffskontrolle und die Integration in bestehende Systeme (z. B. Active Directory, SSO) definiert werden.

Liebe grüße Audrey 😊

 

[ickevondepinguin]

vor 45 Minuten schrieb Brapchu:

Außer deine IHK gibt es vor ist die Erstellung der Präsentation KEIN Teil deines Projektes.

Korrekt. Entsprechend bitte informieren und die Stunden umverteilen! Das Probefachgespräch gehört gar nicht darein.
Welcher Kammerbezirk ist es denn, wenn ich fragen darf?

Auch hier: Gerne mehr FiSi-Input. Du installeirst ein Wiki auf einem Server. Okay.
Aber das ist ein Nachmittagsbastelprojekt wenn du irgendeine OpenSource-Wiki Software nimmst.

Ich würde hier auch wieder SSO usw erwarten. Bring die Anbindung an bestehende Systeme mit ein.
Und steuere den Zugriff auf das Wiki darüber. Oder mach eine Auswahl: Unternehmensanwendung / USerzertifikate für den Webserverzugriff etc.... Ich persönlich möchte da mehr sehen als einfach eine NWA eines Wikis und die Abarbeitung der Installationsanleitung.

 

[AequiAzubi]

Das wäre die IHK Hamburg

Ich habe die Projektbeschreibung sehr allgemein gehalten, unter die Themen fallen viele Stichpunkte

Ich stelle mir das Projekt so vor:

Ist/Soll-Vergleich
Erste Abwägung: on-prem oder cloud hosted Server
Zweite Abwägung: 3-4 Wiki-Software vergleichen nach Merkmalen wie granularer Zugriff und Rollen, Usability und Funktionen, Kosten etc.
Zugriff entweder durch M365 Authentisierungs- und Autorisierungsservices bei cloudhosting oder bei on prem durch VPN und lokale Nutzer. Das spielt dann auch in die Entscheidung rein, welche Software ausgewählt wird.
Dritte Abwägung wäre eine Backupstrategie, Cloudbackups oder lokal, ggf. hybrid. Da kläre ich dann auch Themen wie Wiederherstellungszeit etc.

Das macht dann den Unterschied zwischen Nachmittagsspielerei und ernstzunehmenden Projekt @ickevondepinguin

[ickevondepinguin]

vor 18 Minuten schrieb AequiAzubi:

i on prem durch VPN und lokale Nutzer

Nutze trotzdem deinen zentralen Identitätsanker. So muss der Nutzer sich weniger merken.  

Es geht nicht darum noch mehr "Buzzwords" rein zu packen. Es geht darum, im Thema selber Komplexität vorzufinden.

Eine Wikilösung, welche sich in die gegebene IT-Struktur integriert.

 

[AequiAzubi]

Verstehe, keine Komplexität herbeikünsteln. Die ganz langweilige SaaS-Lösung wäre SharePoint, schön kostenlos und alles bereits konfiguriert, so mag es mein Betrieb. Dafür braucht man aber keinen FiSi.

Es gibt beispielsweise mehrere Wiki-Software die SSO per SAML anbieten, das ist dann schon relevanter. Was denkst du darüber, wenn die beste Wahl eine Software wäre, die kein selfhosting erlaubt? Dann rutschen wir wieder in den Bereich Softwarekonfiguration, auch wenn die Konfiguration teilweise FiSi relevant ist, wie eben SAML-SSO.

Darum bin übrigens auch so allgemein in meinem Antrag, ich weiß ja gar nicht ob das Endprodukt self-hosting erlaubt, dann kann ich auch kein Hosting abwägen.

 

[ickevondepinguin]

vor 33 Minuten schrieb AequiAzubi:

Darum bin übrigens auch so allgemein in meinem Antrag, ich weiß ja gar nicht ob das Endprodukt self-hosting erlaubt, dann kann ich auch kein Hosting abwägen.

Nein, du kannst ja frei Aussuchen. Im Zweifel auch den Sharepoint.

Aber was ich damit erzwinge ist, dass du sagst, dass dein Identitäsanker gesetzt ist. Das ist, egal ob SaaS oder Self-Hosting ein Kriterium, welches du erfüllen möchtest. Damit, und mit der Kenntnis, welche du hier schon lieferst, setzt du fachliche Tiefe.

Die Frage ist auch, wodurch hebt sich die Wikisoftware gegen den Sharepoint ab? Ich habe letztns auch entdeckt, dass Sharepoint Wiki kann. Habe aber nicht weiter geschaut, wie gut das Sharepoint-Wiki wäre.

Frage ist ja auch: Muss der User hinterher tenant-gewurbel.sharepoint.usw.com eingeben, oder hat man dann hinterher was schönes wie wiki.unternehmen.tld und kommt direkt auf die Wikiseite? Sprich, auch die leichte Merk- und Erreichbarkeit ist ja ein Kriterium, welches ich technisch erfüllen könnte.

Anders: Sagen wir, deine Wahl fällt aus wirtschaftlichen Gründen (welche ich kaufmännisch auch nachvollziehen könnte) auf Sharepoint. Dein eh-schon lizensiertes Produkt kann das: Was machst du in den übrgein Stunden, wenn wir Definitions-/Planungs- und Projektabschlussphase mal rausnehmen, sprich, in ~20 Stunden mit Sharepoint als Lösung? Wikiartikel schreiben? Denn jetzt steht da VM hochziehen, Software installieren usw....

Bearbeitet Mittwoch um 13:04 von ickevondepinguin

[AequiAzubi]

Ich kann ganz ehrlich sagen, für unser kleines IT-Team reicht SharePoint vermutlich für das Wiki. 

Mit den 20 Stunden wüsste ich schon was ich in SharePoint mache:
Anbindung an Teams, dann braucht man gar keine URL eingeben.
Rollenkonzept entwickeln und so planen, dass es erweiterbar ist für andere Abteilungen.
Bedingte Zugriffe einrichten, Freigaberechte für Dateien.
Rechtevererbung, Zugriffe usw. auf einer Demoseite testen.
Benachrichtungen für Nutzer konfigurieren bei neuem "Post".
Data Loss Prevention einrichten, insbesondere für Kundenprojekte und Dokumentationen.
Backups einrichten.
Die Liste ist lang. Je nach dem wie ich das angehe kann ich da auch ein 100 Stunden Projekt draus machen, wenn auch komplett oversized.

Aber genau solche Themen hätte ich auch bei der M365 Dynamics Migration von HR Works machen können, ganz besonders Rechte, Rollen, gerne auch eine kleine Automatisierung per no-code. Da wurde aber gesagt, dass das gar kein FiSi-Thema ist, sondern nur Softwareeinrichtung. Jetzt bin ich gänzlich verwirrt. Hilfe

@charmanta @ickevondepinguin
 

[charmanta]

vor 3 Stunden schrieb AequiAzubi:

Erste Abwägung: on-prem oder cloud hosted Server
Zweite Abwägung: 3-4 Wiki-Software vergleichen nach Merkmalen wie granularer Zugriff und Rollen, Usability und Funktionen, Kosten etc.

Würde ich umgekehrt machen

vor 3 Stunden schrieb AequiAzubi:

Zugriff entweder durch M365 Authentisierungs- und Autorisierungsservices bei cloudhosting oder bei on prem durch VPN und lokale Nutzer. Das spielt dann auch in die Entscheidung rein, welche Software ausgewählt wird.

Ok. Dann bitte Pflichten- oder Lastenheft

vor 3 Stunden schrieb AequiAzubi:

Dritte Abwägung wäre eine Backupstrategie, Cloudbackups oder lokal, ggf. hybrid. Da kläre ich dann auch Themen wie Wiederherstellungszeit etc.

Hm. AddOn, aber nicht relevant. 

Viel wichtiger: Wie läuft der Zugriff auf die Wiki? Datenschutz oder Riskoanalyse ? 

Wie werden bestehende Daten importiert und wie können die exportiert werden

Ich halte das für zulassungsfähig ... auch in HH

[tkreutz2]

Bei SharePoint gibt es auch eine Enterprise CAL Version.

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/sharepoint-licensing-overview

https://learn.microsoft.com/de-de/office365/servicedescriptions/sharepoint-online-service-description/sharepoint-online-service-description?redirectedfrom=MSDN

https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans?market=de

https://tinyurl.com/vz2c83es

Mit WebParts kann man ganze Anwendungen erstellen, die sich aus dem Katalog von Microsoft 365 bedienen, einschl. Access- und SQL Server (Power Excel) Komponenten. Das ist natürlich ein FiAE Projekt.

Das System kann aber von Haus aus auch schon recht viel.

Gründe für andere Lösungen dürften - wie bei vielen Dingen - Lizenzkosten sein.

Ein zu SharePoint vergleichbares aus OSS basiertes System wäre z.B. Plone.

https://plone.org

Beide Lösungen sind komplette CMS Systeme einschl. Authorensystem- und Rechteverwaltung.

Wenn es "nur" um ein Wiki geht, gibt es sicher auch andere Systeme. Das wäre eben ein Punkt, den man abwägen muss.

Bearbeitet Gestern um 06:45 von tkreutz2

[AequiAzubi]

 

Implementierung eines internen IT-Wiki-Systems 2.0

Projektbeschreibung

In der … AG besteht derzeit kein einheitlicher und strukturierter Ort zur Verwaltung technischer Dokumentationen, Skripte, Richtlinien oder IT-bezogener Wissenseinträge. Informationen sind verteilt auf Microsoft Teams, lokale Ordner und persönliche Notizen. Dies erschwert nicht nur die Zusammenarbeit innerhalb der IT-Abteilung, sondern auch das Onboarding neuer Mitarbeitender und die langfristige Wissenssicherung.

Ziel dieses Projekts ist es, ein internes Wiki-System bereitzustellen. Die Software wird anhand diverser Faktoren wie granulare Rechteverteilung, Nutzbarkeit, Anbindung an unsere bestehende IT-Infrastruktur, Erweiterbarkeit und allgemeine Funktionalität bewertet. Darauf aufbauend wird die technische Implementierung abgewogen, sowie die Herausforderungen die fall- und lösungsspezifisch auftreten können, wie Hosting, Zugriff und Datenschutz. Der Zugriff zum Wiki muss sicher und standortunabhängig durch möglich sein.

Projektumfeld

Das Projekt findet in der internen IT-Abteilung der … AG statt. Die Firma arbeitet hauptsächlich cloudbasiert mit M365-Lösungen. Das Wiki dient ausschließlich internen Zwecken und wird primär durch IT-Mitarbeitende genutzt.

Hier der Feinschliff, das sollte so durchgehen, oder?

@charmanta @ickevondepinguin

 

[CtrlAltAudrey]

Das sieht jetzt schon mal viel besser aus 😊

[charmanta]

seh ich auch so, ich würde es durchwinken

[mapr]

Schaut jetzt für mich auch annehmbar aus.

[ickevondepinguin]

Sieht gut aus. Würde ich auch Durchwinken, mit den vorab definierten Erwartungen für den Inhalt des Projektes.