Übergabe mit ausscheidendem Kollegen - wie am besten vorgehen?

[Systemlord]

Auch auf die Gefahr, das ich hier gerade eine saublöde Frage stelle, aber:

Bei uns in der IT wird ein Kollege demnächst gehen und ich soll jetzt mit dem Kollegen eine Übergabe machen.

Der Chef meinte nur, ich solle mir Fragen notieren, die von dem Bald-Ex-Kollegen beantwortet haben möchte.

Muss das nicht eigentlich andersrum laufen? Der Bald-Ex-Kollege brieft mich und ich frage nach, wenn z.B. etwas unklar ist?

[Rabber]

Woher sollen wir das wissen, wie Ihr arbeitet?  Ihr wisst am besten, wer was bis dato gemacht hat und wo noch Klärungsbedarf besteht.

Die Frage, wer was eigentlich und üblicherweise machen sollte, ist irrelevant. Du musst demnächst seine Arbeit mitmachen und solltest Dir, aus purem Eigeninteresse, Gedanken machen, was Du für Fragen hast. Im Gespräch wird der Kollege dann das ein oder andere ergänzen, was Dir nicht eingefallen wäre und dann seid Ihr schon einmal auf einem guten Weg.

[Systemlord]

Das Problem ist, das ich eigentlich Entwickler bin und er Admin. Ich soll seinen Job "bis auf weiteres" übernehmen, sprich: bis es einen Nachfolger gibt.

[Rabber]

Das ändert wenig am Vorgehen.

Du weißt, mehr oder weniger gut, was er bis dato gemacht hat. Also, stelle ihm dazu fragen und versuche, basierend darauf, ein echtes Gespräch anzufangen. In der Hoffnung, dass er von selbst mehr auspackt, gerade in Bereichen wo Du es nicht wissen kannst. Und einige Hardfacts kannst Du direkt nachfragen: Wo liegen die Dokumentationen, welche Sonderfälle gibt es, usw. usf.?

Im Zweifel setzt Du Dich ein paar Tage bei ihm auf den Schoß und schaust, was er den lieben langen Tag so treibt. Das ist immerhin besser als nichts.

[allesweg]

Beides. Er gibt ab und du forderst ein. Meines Erachtens auch genau in dieser Reihenfolge:

1.: er "präsentiert" dir, was zu übernehmen ist

2.: du stellst Fragen zu den dir unklaren Punkten

repeat.

[carstenj]

Hi,

sag ihm einfach, er soll dir seine Dokumentation zeigen.

Ansonsten wie Errraddicator und allesweg beschrieben haben, allerdings nicht bis zur letzten Woche warten, sondern zeitnah, denn viele Fragen treten erst auf wenn man sich intensiver mit der Materie beschäftigt hat.

[Goulasz]

Hallo @Systemlord!

TL;DR: Er sagt dir, was er gemacht hat, du fragst nach, was offen ist. Also siehe @allesweg: Imho Beides.

Ich hab das beim Weggang in der letzten Firma so gemacht, dass ich für alle Repositories, an denen ich gearbeitet habe, die Berechtigungen entsprechend geändert und dokumentiert habe, damit da auch noch Leute Zugriff haben. Das gleiche für Server respektive VMs oder Nuget-Pakete, die ich verwaltet habe.

Und dann inhaltlich ein recht umfangreiches (Word)-Dokument aufgesetzt, wo ich zu jedem Projekt bzw. Prozess nen kurzen Abstract (3, 4 Sätze) zum Überblick und eine kurze technische Spezifikation verfasst habe. Dazu ein paar Sonderlocken oder Dinge, die man so nicht erwarten würde aufgrund einiger nicht vermeidbarer Integrationen mit Altsystemen. Wo verfügbar, mit Links zu den Dateien bzw. Repositories.

Das war dann die Grundlage, auf deren Basis ich ne gute Woche nach Versand der Dokumentation zum Termin mit allen Betroffenen geladen habe als "AMA". Das hat an sich gut funktioniert und bisher hat sich noch niemand mit Rückfragen gemeldet. 

Gruß, Goulasz  

P.S.: Das wichtigste wären in deiner Situation für mich Berechtigungen, Zugangsdaten (hoffentlich in nem Passwort-Manager), IPs und ne Systemübersicht.
P.P.S.: Ab Mai ist die DSGVO fällig, sieh zu, dass du im Hinblick darauf einen Überblick hast, ob und wenn ja welche dafür relevanten Daten auf den dir übertragenen Systemen "lagern". 

Bearbeitet 22. März 2018 von Goulasz
Nachtrag und DSGVO

[t0pi]

Der Idealfall wäre der Chef zieht dich aus dem Tagesgeschäft ab so das du bis zum ende eingearbeitet wirst. Jetzt steht nur die Frage im Raum: Wurde der Kollege gegangen oder ist er gegangen. Denn jenachdem wird auch seine Motivation (oder auch Krankmeldungen) sein dir (nicht dir pers. sondern dir als vertreter des Unternehmens) zu helfen.

Das wichtigste sind sämtliche Zugänge die es gibt. (diese musst du alle ändern wenn der Kollege nicht mehr da ist). Bei VPN Zugängen muss geprüft werden welche gibt es und wem sind diese zugewiesen (Hintertürchen wie gesagt jenachdem wie die Motivation des Admins ist).
Gibt es laufende Projekte? Wie ist da der Stand? Eine Liste aller wichtigen Kontakte (wenn ihr managed print services von einem ext. dienstleister habt, wer ist da der Ansprechpartner, wie geht man da vor etc.)
Zum Schluss: Tagesgeschäft: welche fehler kommen regelmäßig vor und wie können diese schnellstmöglich behoben werden ausserdem natürlich alle Anleitungen, Dokumentationen die er (hoffentlich) geschrieben hat.

 

PS: Nebenher würde ich dem Chef mal auf die Finger hauen und sagen das er nicht nach einem Admin sondern nach 2 suchen soll. Um genau solche Probleme gar nicht erst aufkeimen zu lassen.

Bearbeitet 23. März 2018 von t0pi

[Gooose]

vor 22 Stunden schrieb Systemlord:

 Ich soll seinen Job "bis auf weiteres" übernehmen, sprich: bis es einen Nachfolger gibt.

Bei deiner nächsten Gehaltsverhandlung solltest du das Thema noch mal ansprechen. "Bis auf Weiteres" ist sehr dehnbar. Gerade dann, wenn sie nicht auf dem freien Markt suchen, können mal schnell drei Monate und mehr zusammen kommen. Ich nehme mal an du hast eine volle 40 Stunden Woche, wo jetzt noch weitere Aufgaben hinzukommen. Pass auf dich auf.

[Systemlord]

Am 23.3.2018 um 11:37 schrieb Gooose:

Bei deiner nächsten Gehaltsverhandlung solltest du das Thema noch mal ansprechen. "Bis auf Weiteres" ist sehr dehnbar. Gerade dann, wenn sie nicht auf dem freien Markt suchen, können mal schnell drei Monate und mehr zusammen kommen. Ich nehme mal an du hast eine volle 40 Stunden Woche, wo jetzt noch weitere Aufgaben hinzukommen. Pass auf dich auf.

Ist eh schon notiert. Ich habe der Prokuristin (die ist bei uns auch fürs Personal zuständig) in dem Gespräch, in dem mir gesagt wurde, das ich die Aufgaben übernehmen soll, klar und deutlich gesagt, das ich das nur mache, bis jemand neues da ist und dass das nichts ist, was ich dauerhaft machen möchte.