Veröffentlicht 28. Oktober 20205 j Hallo meine werten Datenschutzgurus, bei uns ist in den letzten Tagen da so eine Frage aufgekommen, konkret geht es um unser Mailmodul. Dieses ĂŒberwacht einen Ordner einer Mailbox und macht dann mit den Mails Sachen. Nun stellte sich die Frage, ob es erlaubt ist die Mailadressen (die, die ĂŒberwacht werden, nicht die, die in den Mails drinstehen) und Ordner im Klartext zu loggen und fĂŒr Analytics zu verwenden. Unser firmeninterner DatenschĂŒtzler meinte, dass wir das dĂŒrfen, obwohl es sich hierbei um personenbezogenen Daten handelt, da: - Wir die Logs im Supportfall benötigen um dem Kunden zu helfen. (VertragserfĂŒllung) - Wir die Analytics nur benutzen um Fehler auszumerzen (VertragserfĂŒllung) Allerdings ist sie nicht-technischer Natur und ich bin mir nicht sicher, ob sie verstanden hat, was wir machen wollen. Desweiteren war sie sich auch nicht ganz sicher, weswegen ich hier gerne ein paar weitere Meinung einholen wĂŒrde. Die Mails werden nicht fĂŒr Marketingzwecke, Marktforschung, o.Ă. verwendet, nur fĂŒr Analyse unseres Moduls und Logging.  Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von 0x00
28. Oktober 20205 j vor 9 Minuten schrieb 0x00: bei uns ist in den letzten Tagen da so eine Frage aufgekommen, konkret geht es um unser Mailmodul. Dieses ĂŒberwacht einen Ordner einer Mailbox und macht dann mit den Mails Sachen. Nun stellte sich die Frage, ob es erlaubt ist die Mailadressen und Ordner im Klartext zu loggen und fĂŒr Analytics zu verwenden. Es geht doch um die Mailadresse der Mailbox, oder? Nicht um die Mailadressen von den Mails mit denen ihr ... "Sachen" ... macht.
28. Oktober 20205 j Autor Gerade eben schrieb KeeperOfCoffee: Es geht doch um die Mailadresse der Mailbox, oder? Nicht um die Mailadressen von den Mails mit denen ihr ... "Sachen" ... macht. Ja genau, um die Mailadressen die ĂŒberwacht werden. (Nicht um die in den Mails)
28. Oktober 20205 j am besten erlĂ€uterst du mal wie ein log eintrag aussehen soll. wem gehört die ĂŒberwachte mailbox?
28. Oktober 20205 j Eine Webanwendung? Die UserId des angemeldeten Nutzers reicht nicht im Supportfall nicht, da dieser mehrere Adressen haben kann?
28. Oktober 20205 j Die Frage wĂŒrde mich auch einmal interessieren. Ich konnte bisher nur diesen Beitrag zu dem Thema finden. https://www.bussgeldkatalog.org/datenschutz-e-mail/ Wahrscheinlich muss man doch noch einmal etwas tiefer hier einsteigen z.B. auch die Fragen beantworten, welche Inhalte in diesen Mails sind und ob es hier ein "berechtigtes" Interesse geben kann zum Einblick und ob ggf. in den Mails personenbezogene Daten enthalten sind, die ggf. weiterverarbeitet werden, ohne den Absender in Kenntnis zu setzen.
28. Oktober 20205 j Autor vor 9 Minuten schrieb _n4p_: am besten erlĂ€uterst du mal wie ein log eintrag aussehen soll. "Tried to connect to $mailbox $number times, but no connection could be made!" "Tried to get emails from folder $folder for mailbox $mailbox, but no emails were present" Zitat wem gehört die ĂŒberwachte mailbox? Die ĂŒberwachte Mailbox gehört unserem Kunden, bzw. nehmen wir das an, da der User sich fĂŒr die Mailbox anmelden muss durch Mail/Passwort, OAuth, o.Ă. vor 8 Minuten schrieb KeeperOfCoffee: Eine Webanwendung? Die UserId des angemeldeten Nutzers reicht nicht im Supportfall nicht, da dieser mehrere Adressen haben kann? Es ist eine Webanwendung ja. Konkret handelt es sich um ein DMS. Die UserId reicht nicht aus, da der User alle Mailboxen ĂŒberwachen kann, in die er sich einloggen kann. Z.B. kann der User mit der email sepp@depp.de registriert sein, aber auch die emails sepp.depp@gmail.com, abc@def.de, it-firma@exchange.com, wenn er sich fĂŒr diese anmelden kann. vor 5 Minuten schrieb tkreutz2: Wahrscheinlich muss man doch noch einmal etwas tiefer hier einsteigen z.B. auch die Fragen beantworten, welche Inhalte in diesen Mails sind und ob es hier ein "berechtigtes" Interesse geben kann zum Einblick und ob ggf. in den Mails personenbezogene Daten enthalten sind, die ggf. weiterverarbeitet werden, ohne den Absender in Kenntnis zu setzen. Unsere Anwendung holt sich im Prinzip die mails vom user konfigurierten Setting (mail, passwort/oauth, folder) und legt sie bei uns im DMS ab. Der Inhalt dieser Mails kann dabei alles sein, darĂŒber haben wir keine Kontrolle (und wir loggen auch nichts vom Inhalt, weder Absender, Betreff, noch sonst irgendwas). Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von 0x00
28. Oktober 20205 j vor 7 Minuten schrieb 0x00: Es ist eine Webanwendung ja. Konkret handelt es sich um ein DMS. Die UserId reicht nicht aus, da der User alle Mailboxen ĂŒberwachen kann, in die er sich einloggen kann. Z.B. kann der User mit der email sepp@depp.de registriert sein, aber auch die emails sepp.depp@gmail.com, abc@def.de, it-firma@exchange.com, wenn er sich fĂŒr diese anmelden kann. Dennoch muss es ja eine Bindung zwischen UserId und den VerfĂŒgbaren Emails bzw. Settings fĂŒr den Kunden geben? Die Informationen sind ja von einander abhĂ€ngig. Ohne jetzt die DB zu kennen schwierig zu bewerten. Aber mit genĂŒgend Informationen sollte es doch eig. möglich sein die Email zu finden und Klartext zu vermeiden, oder? Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von KeeperOfCoffee
28. Oktober 20205 j Autor Gerade eben schrieb KeeperOfCoffee: Dennoch muss es ja eine Bindung zwischen UserId und den VerfĂŒgbaren Email fĂŒr den Kunden geben? Die Informationen sind ja von einander abhĂ€ngig. Ohne jetzt die DB zu kennen schwierig zu bewerten. Aber mit genĂŒgend Informationen sollte es doch eig. möglich sein die Email zu finden und Klartext zu vermeiden, oder? Möglich ist es schon. Es ist allerdings mit mehr Aufwand verbunden, da man bei jedem Supportfall natĂŒrlich erst in die Datenbank schauen mĂŒsste.
28. Oktober 20205 j eure anwendung holt fĂŒr euren nutzer emails aus vom nutzer definierten mailboxen, die irgendwo sein können? Du willst loggen ob der zugriff auf dieses postfach funktioniert oder aus grund xy gescheitert ist? speichert ihr die abgeholten emails?
28. Oktober 20205 j Autor vor 2 Minuten schrieb _n4p_: eure anwendung holt fĂŒr euren nutzer emails aus vom nutzer definierten mailboxen, die irgendwo sein können? Ja. vor 2 Minuten schrieb _n4p_: Du willst loggen ob der zugriff auf dieses postfach funktioniert oder aus grund xy gescheitert ist? Ja. Allerdings muss mindestens einmal eine erfolgreiche Verbindung aufgebaut werden, damit geloggt wird. Wenn keine Verbindung aufgebaut werden kann (z.B. falsches Password), dann kann die Verbindung nicht gespeichert werden und es wird auch nichts geloggt. vor 2 Minuten schrieb _n4p_: speichert ihr die abgeholten emails? Die abgeholten Mails werden im von uns entwickelten Kundendms gespeichert.
28. Oktober 20205 j vor 44 Minuten schrieb 0x00: Unsere Anwendung holt sich im Prinzip die mails vom user konfigurierten Setting (mail, passwort/oauth, folder) und legt sie bei uns im DMS ab. Der Inhalt dieser Mails kann dabei alles sein, darĂŒber haben wir keine Kontrolle (und wir loggen auch nichts vom Inhalt, weder Absender, Betreff, noch sonst irgendwas). Wie machen dass denn andere Anbieter, die Ă€hnliche Lösungen anbieten ? Kann man das denn nicht thematisch aus Sicht einer DMS Cloud in der Form trennen, dass es auch dem Datenschutz gerecht wird ? Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von tkreutz2
28. Oktober 20205 j Autor vor 3 Minuten schrieb tkreutz2: Wie machen dass denn andere Anbieter, die Ă€hnliche Lösungen anbieten ? Kann man das denn nicht thematisch aus Sicht einer DMS Cloud in der Form trennen, dass es auch dem Datenschutz gerecht wird ? Ich versteh grad irgendwie nicht, was du meinst... Die Speicherung der Daten ist bereits DSGVO konform, sie erfolgt entweder beim Kunden vor Ort, oder auf einem Cloudserver in der Region (EU, US, etc.). Verarbeiten dĂŒrfen wir die Emails auch, mĂŒssen wir ja zur VertragserfĂŒllung mit dem Kunden. Falls du das Logging von Mailadresse, etc. meinst wĂ€re es möglich, das (mit ĂŒberschaubarem Aufwand) so zu realisieren, dass nur noch Guids o.Ă. verwendet wird. Die Frage ist nur: MĂŒssen wir das? Oder können wir auch Klartext loggen?
28. Oktober 20205 j vor 2 Minuten schrieb 0x00: Ich versteh grad irgendwie nicht, was du meinst... Ich meinte das aus Sicht des GeschĂ€ftsprozesses. Manchmal ist es zum VerstĂ€ndnis worum es geht hilfreich, das Drumherum zu erfahren. Aus datenschutzrechtlicher Sicht sagte ich ja, dass mich die Antwort auch interessieren wĂŒrde.
28. Oktober 20205 j vor 51 Minuten schrieb 0x00: Die abgeholten Mails werden im von uns entwickelten Kundendms gespeichert. Sind das nur interne Mails des Kunden oder auch externe Mails d.h. von Kunden, Anwendern, potentiellen Kunden o.Ă. eures Kunden? Falls das auch externe Mails sind, trifft m.E. die Rechtsgrundlage VertragserfĂŒllung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht immer zu. Es gibt ja nicht immer unbedingt zwischen eurem Kunden und potentiellem Mailabsendern einen Vertrag. Und nur weil es einen Vertrag zwischen euch und eurem Kunden gibt, dĂŒrft ihr nicht x-beliebige personenbezogene Daten verarbeiten (speichern ist auch gleich verarbeiten) bzw. er darf nicht alle an euch weitergeben. D.h. hier ist ggf. mehr als eine Rechtsgrundlage zu definiere. Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von OkiDoki
28. Oktober 20205 j Autor vor 4 Stunden schrieb OkiDoki: Sind das nur interne Mails des Kunden oder auch externe Mails d.h. von Kunden, Anwendern, potentiellen Kunden o.Ă. eures Kunden? Falls das auch externe Mails sind, trifft m.E. die Rechtsgrundlage VertragserfĂŒllung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht immer zu. Es gibt ja nicht immer unbedingt zwischen eurem Kunden und potentiellem Mailabsendern einen Vertrag. Und nur weil es einen Vertrag zwischen euch und eurem Kunden gibt, dĂŒrft ihr nicht x-beliebige personenbezogene Daten verarbeiten (speichern ist auch gleich verarbeiten) bzw. er darf nicht alle an euch weitergeben. D.h. hier ist ggf. mehr als eine Rechtsgrundlage zu definiere. Das sind teilweise auch externe Mails des Kunden. Aber das ist bereits geklĂ€rt, das geht in Ordnung (weiĂ nicht mehr Aufgrund welcher Grundlage). Mir ging es jetzt rein um das Logging. Trotzdem danke fĂŒr deinen Einwand
28. Oktober 20205 j Wenn ihr also die Inhalte der eingehenden Mails im DMS speichern und verarbeiten dĂŒrft, also laut eueres DSBs, warum solltet ihr dann die Empfangsmailadresse (sollte doch Teil der sowieso gespeicherten Inhalte sein) nicht in Logdateien haben dĂŒrfen? Die Daten sollten gerade in Logdateien natĂŒrlich nicht ewig vorgehalten werden und es sollten auch nur die wirklich notwendigen Daten sein. Das könnt ihr ja aber in verschiedenen Konzepten definieren.  Ich wĂŒrde, gemeinsam mit dem DSB, das Folgende dokumentieren: - Daten (Inhalt und Umfang) - Zweck und RechtmĂ€Ăigkeiten - Art der Auswertung - Löschkonzept - Berechtigungen auf die Daten - Pseudonymisierung und Anonymisierung ... im Zweifel eben begrĂŒnden, warum ihr etwas nicht pseudo- oder anonymisieren könnt.  Solange ihr euch nachvollziehbare und dokumentierte Gedanken dazu gemacht habt und nicht offensichtlich gegen die DSGVO verstoĂt, wird euch daraus vermutlich, wenn es zur PrĂŒfung kommt, niemand einen Strick drehen. Im Zweifel sollte euer DSB ja aber wissen, was konkret benötigt wird.  Was mir noch nicht ganz klar ist: Stellt ihr die Software nur her und der Kunde hostet diese, hat also die Datenhoheit oder vertreibt ihr die Software auch als SaaS-Produkt? Bearbeitet 28. Oktober 20205 j von OkiDoki
28. Oktober 20205 j Lösung vor 9 Stunden schrieb 0x00: Unser firmeninterner DatenschĂŒtzler meinte, dass wir das dĂŒrfen, obwohl es sich hierbei um personenbezogenen Daten handelt, da: zuwenig Futter um das genau zu sagen. Erste Idee: wer sind denn Kunden ? Gewerbliche Ansprechpartner oder natĂŒrliche Personen ? Zweite Idee: "Analytics" .... eigene ? Guschl Analytics ?? vor 9 Stunden schrieb 0x00: ob es erlaubt ist die Mailadressen (die, die ĂŒberwacht werden, nicht die, die in den Mails drinstehen) und Ordner im Klartext zu loggen und fĂŒr Analytics zu verwenden GrundsĂ€tzlich ist das denkbar. Gruss an den internen DatenschĂŒtzer: Der Betrieb und damit ER muss das im Verfahren belegen aufgrund welcher Rechtsgrundlage er das vorhat. ICH wĂŒrde das NICHT wegen VertragserfĂŒllung, sondern auf DSGVO 6.1 Lit F und dann behelfsweise mit Lit B begrĂŒnden .... ER muss dann aber auch darlegen wielange die Daten gespeichert werden, was die Weitergabekontrolle angeht etc ... Ein pauschales "geht" ist nicht des DatenschĂŒtzers Arbeit
28. Oktober 20205 j Autor Danke an @OkiDoki und @charmanta, ihr habt mir beide wirklich weitergeholfen. Ich werd mir das morgen nochmal in Ruhe durchlesen und dann die entsprechenden Schritte durchgehen.  vor 3 Stunden schrieb OkiDoki: Was mir noch nicht ganz klar ist: Stellt ihr die Software nur her und der Kunde hostet diese, hat also die Datenhoheit oder vertreibt ihr die Software auch als SaaS-Produkt? Sowohl als auch. Wir vertreiben unser DMS sowohl als On-Premise als auch als SaaS Lösung.
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