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hellerKopf

Erste Idee für ein Projektantrag

Hey Leute, ich habe jetzt noch einmal überarbeitet und freue mich auf euer Feedback.

MFG sYo
1 Thema der Projektarbeit
Projekt KITA – Konzeption und Integration eines IT-Antragsworkflows in die bestehende Unternehmensstruktur
Analyse, Konzeption und technische Integration eines zentralen Workflows zur strukturierten Erfassung, Freigabe, Dokumentation und Nachverfolgung interner IT-Anträge.
2 geplanter Bearbeitungszeitraum
Beginn:09.11.2026
Ende:27.11.2026
3 Ausgangssituation
Das Projekt wird in der IT-Abteilung der Firma XXX durchgeführt. Die XXX ist im Bereich der Kindertagesbetreuung tätig und betreibt Kindertageseinrichtungen an mehreren Standorten Die zentrale Verwaltung und die IT-Abteilung unterstützen die Einrichtungen sowie die internen Fachbereiche bei organisatorischen und technischen Anforderungen.
Die IT-Abteilung ist unter anderem für die Betreuung von Endgeräten, Benutzerkonten, Software, Berechtigungen sowie Planung der IT-Infrastruktur bei Neueröffnung neuer Kindertagesstätten zuständig.
Derzeit werden interne IT-Anträge über unterschiedliche Kommunikationswege eingereicht. Dazu zählen beispielsweise E-Mails, persönliche Rückfragen, direkte Abstimmung mit der IT-Abteilung oder mündliche Absprachen. Dadurch werden Informationen nicht einheitlich erfasst, wodurch zusätzlicher Abstimmungsaufwand entsteht, und die Bearbeitung der Anträge erschwert wird.
Zwar ist im Unternehmen bereits ein Ticketsystem vorhanden, dieses ist jedoch für die strukturierte Bearbeitung interner IT-Anträge nur eingeschränkt geeignet. In der Praxis werden bestehende Vorgänge schnell unübersichtlich, da Mitarbeiter teilweise neue Tickets erstellen, um den aktuellen Bearbeitungsstand eines bereits vorhandenen Antrags abzufragen. Dadurch entstehen doppelte Vorgänge, zusätzlicher Kommunikationsaufwand und eine erschwerte Zuordnung zusammengehöriger Informationen. Besonders bei Anträgen mit Freigabe-. oder Bestellbedarf fehlt dadurch eine klare einheitliche Prozessführung.

Ein weiteres Problem besteht darin, dass der aktuelle Bearbeitungsstand eines Antrags nicht immer eindeutig nachvollziehbar ist. Rückfragen wie „Wurde der Antrag bereits genehmigt?“, „Wer ist zuständig?“, „Wurde die Hardware bereits bestellt?“ oder „Ist der Vorgang abgeschlossen?“ müssen häufig manuell geklärt werden. Dadurch entsteht zusätzlicher Aufwand für Antragsteller, Vorgesetzte und die IT-Abteilung.
Besonders bei Anträgen zu neuer Hardware, IT-Zubehör oder sonstigen IT-Anforderungen müssen mehrere Informationen gesammelt und dokumentiert werden. Dazu gehören unter anderem der Antragsteller, die Abteilung, die Begründung, die Freigabe, die zu bestellende Hardware, der Preis, ein möglicher Link zur Hardware, die Seriennummer sowie der aktuelle Bearbeitungsstatus. Zusätzlich können antragsbezogene Anhänge erforderlich sein, die aktuell nicht immer einheitlich abgelegt oder eindeutig einem Vorgang zugeordnet werden.
Die technische Bereitstellung soll innerhalb der bestehende Unternehmensinfrastruktur erfolgen. Betroffen sind dabei die vorhandene Microsoft-365-Umgebung, die Benutzer- und Gruppenverwaltung, die zentrale Dateiablage, die interne E-Mail-Kommunikation sowie die vorhandenen Kommunikations- und Benachrichtigungskanäle. Zusätzlich muss geprüft werden, wie sich der neue Workflow sinnvoll vom bestehenden Ticketsystem abgrenzt und an welcher Stelle der Einsatz eines separaten Antragsprozesses fachlich und technisch sinnvoll ist.
Da im Prozess personenbezogene und betriebliche Informationen verarbeitet werden, ist auch der Schutzbedarf der Daten zu berücksichtigen. Dazu zählen unter anderem Antragstellerdaten, Abteilungsinformationen, Genehmigungsentscheidungen, Hardwareinformationen, Preise, Seriennummern und gegebenenfalls Anhänge. Für diese Informationen müssen Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit angemessen berücksichtigt werden. Insbesondere ist festzulegen, welche Benutzergruppen Anträge erstellen, einsehen, genehmigen oder bearbeiten dürfen.
Zudem fehlt eine zentrale Übersicht über offene, genehmigte, bestellte oder abgeschlossene IT-Anträge. Eine strukturierte Auswertung, zum Beispiel nach Status, Antragstyp oder Bearbeitungsstand, ist dadurch nur eingeschränkt möglich.
Aus diesen Gründen besteht Handlungsbedarf, den bisherigen IT-Antragsprozess zu überprüfen und eine technische Lösung zu konzipieren, die sich kontrolliert in die vorhandene IT-Infrastruktur integrieren lässt.

4 Projektziel
Ziel des Projekts ist die Analyse, Konzeption und technische Integration eines zentralen digitalen IT-Antragsworkflows in die bestehende Unternehmensstruktur
Der neue Prozess soll IT-Anträge strukturiert erfassen und die Bearbeitung für die IT-Abteilung nachvollziehbarer machen. Jeder Antrag soll eindeutig zugeordnet werden und über einen definierten Status verfolgt werden können. Dadurch sollen manuelle Rückfragen reduziert, Zuständigkeiten klarer dargestellt und Freigaben besser dokumentiert werden.
Im Mittelpunkt steht nicht die Entwicklung einer Individualsoftware, sondern die Auswahl, Bewertung und Integration geeigneter vorhandener Systeme und Dienste zu einem wartbaren Gesamtprozess. Dabei wird geprüft, welche Plattform für die Bereitstellung des Workflows geeignet ist und wie diese in die bestehende Umgebung eingebunden werden kann. Betrachtet werden unter anderem die vorhandene Microsoft-365-Umgebung, das bestehende Ticketsystem sowie mögliche Alternativen hinsichtlich Kosten, Wartbarkeit, Berechtigungen, Benutzerfreundlichkeit, Erweiterbarkeit und Betriebssicherheit.
Die geplante Lösung soll relevante Antragsinformationen zentral über den gesamten Bearbeitungsprozess hinweg nachvollziehbar machen. Dazu gehören neben allgemeinen Antragsdaten auch Angaben zu beantragter Hardware, Preisen, Bezugsquellen, Seriennummern sowie antragsbezogenen Dateien und Nachweisen.
Ein wesentlicher Bestandteil des Projektes ist die Erstellung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzeptes. Dabei wird festgelegt, welche Rollen im Prozess beteiligt sind und welche Zugriffsrechte diese benötigen. Zu den Rollen zählen unter anderem Antragsteller, Genehmiger, IT-Bearbeiter und Administratoren. Ziel ist es, die notwendigen Informationen bereitzustellen ohne unberechtigten Zugriff auf personenbezogene oder betriebliche Daten zu ermöglichen.
Zusätzlich wird eine Schutzbedarfsbetrachtung durchgeführt. Dabei werden die im Prozess verarbeiteten Daten hinsichtlich Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit bewertet. Auf dieser Grundlage werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen für Zugriff, Ablage, Nachvollziehbarkeit und Betrieb abgeleitet.
Im Projekt wird zunächst der Ist-Zustand und die fachlichen sowie technischen Anforderungen aufgenommen. Danach wird ein Soll-Konzept mit Prozessablauf, Rollen, Datenstruktur, Statusmodell, Berechtigungskonzept, Schutzbedarfsbetrachtung und Betriebskonzept erstellt. Anschließend werden mögliche technische Lösungswege verglichen und anhand definierter Kriterien bewertet.
Nach Auswahl der geeigneten Lösung erfolgt die technische Integration des Workflows in die vorhandene IT-Umgebung. Abschließend werden Funktionstests, Berechtigungstests und Fehlerfalltests durchgeführt, die Ergebnisse dokumentiert und die Lösung an die IT-Abteilung übergeben.
Das Projekt soll den internen IT-Antragsprozess standardisieren, die Nachvollziehbarkeit verbessern und den administrativen Aufwand der IT-Abteilung reduzieren. Gleichzeitig soll die Lösung so dokumentiert werden, dass sie im laufenden IT-Betrieb wartbar und erweiterbar ist.
5 Zeitplanung mit Projektphasen
Projektplanungsphase: 8 Stunden
·        Ist-Analyse des aktuellen IT-Antragsprozesses und Abgrenzung zum bestehenden Ticketsystem: 2 Std.
·        Aufnahme der fachlichen und technischen Anforderungen: 2 Std
·        Analyse der betroffenen Systeme und Schnittstellen innerhalb der bestehenden Unternehmensstruktur: 2 Std
·        Durchführung einer Schutzbedarfsbetrachtung für die zu verarbeiteten Daten: 2 Std.

Konzeptions- und Entscheidungsphase: 8 Stunden
·        Erstellung eines Soll-Konzeptes mit Prozessablauf, Rollen, Datenstruktur und Statusmodell: 2 Std.
·        Erstellung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzepts: 2 Std.
·        Recherche und Bewertung geeigneter Lösungsalternativen: 2 Std.
·        Entscheidung für die Zieltechnologie anhand definiert Bewertungskriterien: 2 Std
Realisierungsphase: 12 Stunden
·        Technische Einrichtung der ausgewählten Zielumgebung: 2 Std.
·        Integration des Antragsworkflows in die bestehende IT-Infrastruktur: 4 Std.
·        Umsetzung der zentralen Daten- und Dateiablage nach dem erarbeiteten Konzept: 2 Std.
·        Konfiguration der Freigabe-, Status- und Berechtigungslogik: 2 Std.
·        Umsetzung notwendiger Berechtigungen und administrativer Einstellungen: 2 Std.
Test- und Abnahmephase: 4 Stunden
·        Erstellung und Durchführung fachlicher Funktionstest: 1 Std
·        Durchführung technischer Tests zu Berechtigungen, Zugriffen und Fehlerfällen: 1 Std.
·        Auswertung der Testergebnisse und Nachbesserung: 1 Std.
Abschluss- und Dokumentationsphase: 8 Stunden
·        Erstellung der Projektdokumentation: 7 Std.
·        Projektübergabe an die IT-Abteilung: 1 Std.

6 Anlagen
·        Darstellung des bisherigen Antragsprozesses
·        Darstellung des gezielten Antragsprozesses
·        Übersicht der betroffenen Systeme
·        Entscheidungsmatrix der Lösungsalternativen
·        Übersicht der benötigten Datenfelder
·        Berechtigungskonzept
·        Schutzbedarfsbetrachtung
·        Testprotokoll
·        Screenshots der umgesetzten Lösung

Von sYo · vor 7 Stunden7 h
Eigenes Lern-Tool für Subnetting erstellt (Subnettmaster) – Feedback erwünscht!

Ich bin mir unsicher, ob die Aussage mit dem Berufsschullehrer jetzt etwas positives über dein Tool oder etwas nicht so positives über den Lehrer aussagt.

Von VenomVelvet · vor 10 Stunden10 h
Projektvorschläge :(

@DO_379Fisi hab dir ne pn geschrieben

Von efgheni · vor 10 Stunden10 h
Suche: AP1 und AP2 Prüfungen mit Lösung 2020-2025 FISI

Hast du zu diesem Thema ne Rückmeldung erhalten ?

mfg Roshi

Von 0xRoshiSh3ll · vor 12 Stunden12 h
AP1 Prüfungen

Ja. Der Sammelthread. Ich mach hier dann mal zu

Von charmanta · vor 14 Stunden14 h

fllxxy17 hat das Ein Monat dabei Abzeichen

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vor 3 Stunden3 h
kami1234 hat das Erste Woche geschafft Abzeichen

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vor 9 Stunden9 h
DerPrüfer hat das Ein Jahr dabei Abzeichen

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vor 12 Stunden12 h

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