Papierloses Heimbüro/Zuhause

[bigvic]

Hallo zusammen,

ich bin jemand der eigentlich fast jegliche Dokumente aufbewahrt für mind. 10 Jahre. Egal ob Rechnungen, Verträge oder sonstigen Schrott. Fast alles ist schon auf E-Dokumente umgestellt, so dass kein Papiert mehr kommt - aber alles geht nicht.

Nun ist mein Plan, dass alles zu digitalisieren um die Schränke voller Ordner loszuwerden.
Hat das schonmal jemans gemacht? Kann mir da jemand Hardware (also sinnvoller Scanner der schnell ist und auch Kassenzettel oder so scannen kann ggf. auch beide Seiten mit einer guten Software?!) empfehlen? Ebenso ein Ablagesysteme (also mit Ordner/Dateinamen oder ein open source Dokumentenverwaltungssystem für zuhause)?

Danke für Feedback

Grüsse

bigvic

[Gast Graf Zahl]

Schau dir mal den Fujitsu ScanSnap iX500 an. Der scannt eigentlich alles beidseitig, egal ob Kassenzettel, Kontoauszüge, Briefe, Broschüren, bis DIN4 mit OCR für durchsuchbare PDF's 25 Seiten pro Minute. Kosten ca. 400€. Hier ein guter Testbericht:

http://technikblog.ch/2014/01/fujitsu-scansnap-ix500-ein-dokumentenscanner-fuer-gehobene-ansprueche/

ich selbst lege meine gescannten Klamotten einfach in einer simplen Ordnerstruktur ab, wenn ich ein Dokumentenmanagement System nehmen würde, welches OpenSource ist, würde ich Alfresco nehmen: https://www.alfresco.com/de/products/enterprise-content-management/community

Ist aber halt eine Serverinstallation, die dann über ein Dashboard bedienbar ist. Ich weiß nicht ob dir das eventuell nicht etwas zu überdimensioniert ist, aber die Indexierung ist aufjedenfall über alle Zweifel erhaben. Backups lassen sich damit gut weg-automatisieren. Ist auch nicht schlecht für die Ebook und Zeitschriften Sammlung, wenn man in bereits gelesenen Büchern/Zeitschriften global recherchieren möchte.

 

Bearbeitet 29. April 2017 von Graf Zahl

[stefan.macke]

Ich habe mir vor einigen Monaten einen Fujitsu ScanSnap ix500 gekauft. 400 Euro, aber das Ding ballert super schnell alles durch, was es so gibt. Kassenbons, doppelseitige Dokumente. Und alles sofort inkl. OCR. Den kann ich definitv empfehlen, wenn du einen Berg Dokumente abzuarbeiten hast.

[bigvic]

Bestellt ... danke für die Tipps. Bin gespannt

[Sullidor]

Der Fujitsu ScanSnap ix500 ist zwar wirklich gut, aber es gibt hierfür keine TWAIN- oder WIA -Treiber. Womit er leider nicht für die Arbeit mit Programmen geeignet ist, die den Scanner direkt in das Programm einbinden. Man kann ihn nur direkt über dieScantaste oder dem ScanSnap Manager nutzen. 

[Chief Wiggum]

Zuverlässiges Teil. Acrobat XI und m.W. Abbyy Finereader liegen dem Scanner bei.

Kleiner Bug (aber schon seit Jahren!): die notwendige Software Scansnap Manager fängt Tastaturkürzel ab, die auch von Word genutzt werden (geschützter Leerschritt, bedingter Trennstrich u.a.).

Entweder man startet den Scansnap-Manager nur bei Bedarf oder man schaut sich hier mal diverse Lösungsmöglichkeiten an: http://windowssecrets.com/forums/showthread.php/138417-ScanSnap-Changing-global-shortcut-key

[bigvic]

Erste 3000 Seiten gescanned und bin bislang zufrieden  

Ich hab nur eine Sorge ... und zwar da ich jetzt doch schon das ein oder andere Mal die Tackerklammer übersehen habe mir irgendwann mal das Glas verkratzt und ich kein Ersatzteil dafür gefunden habe auf die schnelle was natürlich ärgerlich wäre bei einem doch hohen Anschaffungspreis. Aber noch ist alles gut.

[Gooose]

@bigvic Wie sieht das eigentlich mit Dokumenten aus, die man beispielsweise bei der Steuer angegeben hat. Reicht ein gescanntes Dokument, oder muss man hier größeren Aufwand betreiben? (vgl. Elektronische Archivierung)

Aus deinem Beitrag konnte ich lesen, das du den Scanner unter Windows verwendest. Hast du zufälligerweise auch Erfahrungen über den Scanbetrieb unter Linux?

[Sullidor]

vor 14 Minuten schrieb Gooose:

Wie sieht das eigentlich mit Dokumenten aus, die man beispielsweise bei der Steuer angegeben hat. Reicht ein gescanntes Dokument, oder muss man hier größeren Aufwand betreiben? (vgl. Elektronische Archivierung)

Ich leiste mir aufgrund eines Nebengewerbes geschäftlich und privat einen Steuerberater. Und dem reicht es völlig, wenn ich ihm die Dokumente und Belege einfach nur eingescannt zukommen lasse. Macht es sogar günstiger, da er diese dann nicht extra einscannen muss.

[Enno]

@Sullidor

Problem könnte werden wenn das FA irgendwann mal die Dokumente sehen will. Du musst dann die elektronischen Dokumente in einer revisionssicheren Archivierung gespeichert haben. Ob das deine Scanmethode ist musst du selber schauen.

Ob das bei Privatleuten dann auch noch so streng gehandhabt wird weist ich allerdings nicht.

 

@alle

hat einer von Euch schon mal ne Archivierungslösung auf einem Synology Nas installiert? Hätte gern ne Lösung die Natvi auf dem NAS läuft und nen Client für Windows und nen Mobilclient für das IPAD bietet. Kennt da einer was?

[KeeperOfCoffee]

Solange er nach den Vorschriften des GoDB seine Unterlagen scant und Aufbewahrt wird er mit dem FA kein Problem haben

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.pdf?__blob=publicationFile&v=1

http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Weitere_Steuerthemen/Abgabenordnung/Datenzugriff_GDPdU/2014-11-14-GoBD.html

 

Problematisch wird es erst, wenn er vor Gericht muss, da die Richter entschieden, ob sie die elektronischen Dokumente zulassen oder nicht.

Bearbeitet 9. Mai 2017 von KeeperOfCoffee

[Sullidor]

Die Papierunterlagen der GbR werden später eingelagert und sind somit weiter vorhanden. Und bei den ganzen elektronischen Rechnungen per Mail, wird auch nichts passieren, da wir alles Geschäftliche über unsere "Info"-Adresse abwickeln und diese regelmäßig gesetzeskonform archiviert wird.

Wie es aber mit den privaten aussieht, da hab ich mir eigentlich noch nie Gedanken gemacht. Der Steuerkanzlei reichen von mir gescannte Unterlagen und diese werden bei denen wohl, laut eigener Aussage, archiviert. Und einer der Vorteile eines Steuerberaters ist ja, wenn er einen Fehler macht, den ich nicht verschuldet habe, haftet der Steuerberater.

Bearbeitet 9. Mai 2017 von Sullidor

[bigvic]

vor 5 Stunden schrieb Gooose:

Aus deinem Beitrag konnte ich lesen, das du den Scanner unter Windows verwendest. Hast du zufälligerweise auch Erfahrungen über den Scanbetrieb unter Linux?

Nein, ich nutze den Scanner nur unter Windows.

[t0pi]

wie schaut es mit nem DMS aus oder meinst du das es für dich überproportioniert ist ? Kennt wer für solche Sachen eine kostenfreie DMS Lösung ?

[stefan.macke]

Kostenfrei ist es nicht, aber ich nutze EcoDMS. 70 Euro. Client/Server-Lösung. Automatische Beschlagwortung/Ablage nach Training. Kann auch Werte aus Dokumenten auslesen und in die Beschlagwortung packen. Für das Geld eine tolle Lösung!

[t0pi]

einmalig 70 eur oder "regelmäßig" ?

[Nopp]

vor 29 Minuten schrieb t0pi:

einmalig 70 eur oder "regelmäßig" ?

Das ist einmalig, pro gleichzeitiger Zugriff auf die Software.

Sprich 3 Benutzer müssen parallel arbeiten, dann brauchst Du 3*70€.
Ich denke aber, dass man neuere Versionen wieder neu kaufen bzw. lizenzieren muss.

[bigvic]

vor 23 Stunden schrieb t0pi:

wie schaut es mit nem DMS aus oder meinst du das es für dich überproportioniert ist ? Kennt wer für solche Sachen eine kostenfreie DMS Lösung ?

Denke ist too much für mich. Ansonsten ist da eine Software dabei die man sich mal anschauen könnte (hab ich noch nicht wirklich gemacht, also weiss nicht was die genau kann) - ScanSnap Organizer: http://www.fujitsu.com/de/products/computing/peripheral/scanners/scansnap/software/organizer/

Bislang reicht mit aber die 0815-Ordnerstruktur

[Enno]

ich experimentiere auch grade mit ecoDMS.

Von den Jungs gibt es einen Docer Container der auf QNAP und Synology läuft. Sollte damit recht einfach einzurichten sein.

Ach und die Lizenz brauchst du nur wenn du es gewerblich nutzen willst oder wenn du die Mobilen Zugriffe brauchst. Jedenfalls lese ich das aktuell so das die Test Lizenz sich nach 30 Tagen zu einer Free Use Lizenz wnadelt und dann nur noch im Privaten Rahmen genutzt werden darf und eben der Mobile Zugriff nicht funktioniert.